Verantwoord omgaan met notificaties

Zet ze gewoon uit. De grootste stoorzender in je dag zijn notificaties. Op je telefoon, je computer of iPad. Zet ze gewoon allemaal uit. Als je je aan het concentreren bent op iets en er komt een notificatie in beeld wordt je als het ware uit je concentratie gehaald. Het wekt je interesse. In deze blog lees je hoe je wel kunt omgaan met de inhoud achter de notificaties.

Als je het mijn vriend zou vragen ben ik de meest onbereikbare persoon die er bestaat als het gaat om telefoontjes en berichtjes. Hij snapt niet hoe ik een bedrijf kan runnen terwijl ik nooit bereikbaar ben. Terwijl het voor mij logischer is dat ik juist minder goed bereikbaar ben om juist productief te kunnen zijn voor en in mijn bedrijf. Naast dat ik tijdens mijn burn-out een allergie ontwikkelde voor notificaties, heb ik er nu steeds meer baat bij dat ik niet continu gestoord wordt.

Niet storen

Wanneer ik yogales geef staat mijn telefoon op niet storen. Logisch. Want als ik de muziek vanaf mijn telefoon verbind met mijn JBL is er niets erger dan dat mijn telefoon af zou gaan terwijl ik een ontspannen yoga les geef. Dit is een heel helder voorbeeld van gestoord worden tijdens een activiteit die om ontspanning en rust vraagt. Dit geld ook voor taken waarbij concentratie benodigd is. Als je daar een uur voor hebt ingepland. Zorg dan dat je daar productief mee aan de slag kunt en zet je notificaties op ‘niet storen’.

Plan momenten in je agenda

Iedere app heeft een knop waar je op kunt klikken op het moment dat jij daar wel ruimte voor hebt in je hoofd. Je kunt hier verschillende momenten voor inplannen gedurende je dag. Ik plan momenten in dat ik de inhoud achter de notificaties bekijk. Zelfs Whatsapp berichten beantwoord ik via de computer alsof het mijn mail is. Zo ben ik bewuster bezig met het gebruik van deze app. Ook voor het beantwoorden van je mail kun je vaste momenten plannen. Als je mail continu aan staat is het een continue stoorzender. Beantwoord deze gewoon ‘s ochtends en aan het einde van je dag. Anders zit je de halve dag een paar minuutjes per keer mail te beantwoorden. Terwijl je veel productiever bent als je ‘s ochtends een half uur mail beantwoord en aan het einde van de dag.

Maak afspraken met je team

Zelf heb ik veel ervaring met werken in online teams en het herstructuren van communicatieprocessen hierbinnen. Ik heb de afgelopen 2 jaar voordat ik mijn studio opende als freelancer gewerkt met focus op HR en structuur. Momenteel werk ik nog als Freelance HR Manager voor Zwangerenportaal.nl. Hier hebben we ook communicatie regels opgesteld.

Wanneer je in teams werkt is het des te makkelijker om continu even iemand lastig te vallen met een vraagje. Vaak zijn er ook verschillende communicatiemiddelen. E-mail, chat, projectmanagement tools, Whatsapp, sms. Soms is het handig, maar vaak totaal niet productief. Hoe communiceer je nu effectief met elkaar?

Maak afspraken. Via welke kanalen wil je communiceren? Op welke tijdstippen ben jij bereikbaar? En wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel binnen de organisatie. Zorg dat je dit helder hebt. Zo blijft de gehele organisatie productief en jij gezond.

Grenzen aangeven

Geef je grenzen aan naar de mensen om je heen over je bereikbaarheid. Veel mensen vinden het bijvoorbeeld irritant dat ik niet altijd bereikbaar ben. Ik maak hiermee een duidelijk statement. Ik geef voorkeur aan mijn eigen welzijn. Als ik continu bereikbaar zou zijn, dan zou ik helemaal gek worden. En ik kan me niet voorstellen dat iemand anders hier geen last van heeft.

Ik geef ook bewustzijnstrainingen aan teams. Over productiviteit, ontspanning en focus. Wil je hier meer over weten? Stuur dan een mailtje naar info@mindeventsfactory.com. Ik antwoord wanneer ik ruimte heb in mijn agenda om mijn mail te beantwoorden. (Dit is al een heel concreet voorbeeld van een grens aangeven.)

Leave a Reply